OBELISK Digitální Spisovna

Digitální spisovna umožňuje dlouhodobé uložení dokumentů a spisů, které byly spisovou službou uzavřeny a vyřízeny

OBELISK Digitální Spisovna2018-04-16T09:50:27+00:00

OBELISK Digitální Spisovna nabízí specifické funkce, které naplňují požadavky na provoz spisovny jako funkční složky elektronické spisové služby vyplývající ze zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, vyhlášky 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby a národního standardu pro elektronické systémy spisové služby NSESSS.

Ve spisovně je možné jednotlivé dokumenty vyhledávat, zobrazit, spravovat, ale i evidovat zápůjčky, připravovat skartační návrhy a skartační protokoly.

V rámci skartačního řízení OBELISK Digitální spisovna poskytuje následující operace:

  • sestavení skartačního návrhu
  • vyjmutí určených SIP ze skartačního návrhu
  • schválení skartačního návrhu
  • export skartačního návrhu ve formě SIP bez komponent dle NSESSS pro potřeby provedení skartačního řízení v nadřazeném archivu původce
  • zpracování odpovědní dávky z nadřazeného archivu dle NSESSS
  • export SIP dle NSESSS včetně komponent pro uložení v nadřazeném archivu
  • vymazání dokumentů a spisů, které prošly skartačním řízením
  • vyhledávání a prohlížení historie provedených skartačních řízení

Pro dlouhodobou péči o uložené dokumenty využívá OBELISK Digitální Spisovna služeb dlouhodobého uchovávání elektronických podpisů, pečetí a časových razítek v souladu s Nařízením eIDAS.

Funkce OBELISK Digitální spisovna:

  • Možnost ručního i automatického vkládání dokumentů
  • Vstupní kontrola přijatých dokumentů
  • Sledování a řízení stavu přijatých dokumentů
  • Evidence událostí souvisejících s uložením, přístupem a manipulací s dokumenty
  • Uložení dokumentu i v případě nedostupnosti cílového úložiště

  • Tvorba a editace metadatových položek

  • Vyhledávání a poskytování uložených dokumentů

  • Full-textové vyhledávání v rámci vybraného dokumentu

  • Zobrazení detailu dokumentu

  • Rychlý náhled na dokumenty

  • Možnost stažení dokumentu

  • Zapůjčení dokumentů k badatelské činnosti (Badatelský deník)

  • Evidence listinných dokumentů

Pro dlouhodobou péči o uložené dokumenty využívá OBELISK Digitální Spisovna služeb dlouhodobého uchovávání elektronických podpisů, pečetí a časových razítek v souladu s Nařízením eIDAS.

PŘÍNOSY

ikona-paperless-oranzova

Dlouhodobá důvěryhodná péče o dokumenty uložené ve spisovně

Komplexní pokrytí skartačního řízení včetně komunikace s nadřazeným archivem

Dosažení shody s Nařízením eIDAS a NSESSS pro práci s dokumenty ve spisovně